EDI (elektroniniai duomenų mainai) – tai struktūruotos informacijos perdavimas elektroniniu būdu sutartiniais pranešimų standartais iš vienos kompiuterio programos į kitą, minimaliai įsikišant žmogui.
Versle kiekvieną dieną kuriami ir apdorojami didžiuliai kiekiai atspausdintų dokumentų. Šie dokumentai, nuo prekių užsakymų iki sąskaitų, produktų katalogų ir pardavimų ataskaitų, pateikia labai svarbią informaciją, kuri komercinių operacijų metu atkeliauja kartu su fizinėmis prekėmis, prieš jas arba vėliau.
EDI prekybos partneriams suteikia veiksmingą priemonę automatiškai persiųsti komercinius duomenis iš vienos kompiuterio programos tiesiai į kitą. Visus spausdintus verslo dokumentus, kuriuos anksčiau kompanijos siųsdavo viena kitai, EDI pakeičia pranešimais, kuriuos elektroniniu būdu galima siųsti iš vienos kompiuterio programos į kitą. Šis informacijos perdavimas svarbus prekybinėse operacijose bei su jomis susijusiems komerciniams, logistiniams, finansiniams rezultatams. Kiekvienoje organizacijoje sėkmingas EDI įdiegimas – tai daugiasluoksnis projektas, reikalaujantis daug darbo ir dėmesio ne tik iš aukščiausios valdžios, bet ir iš visų įmonės padalinių, atsakingų už atskiras veiklos sritis. Tenka išanalizuoti veiklos strategiją, darbo metodus, peržiūrėti taikomas funkcines procedūras ir galbūt užmegzti bei vystyti naujus verslo santykius. Šios sistemos esmė – efektyvesnis informacijos panaudojimas ir keitimasis tiek viduje, tiek ir su prekybos partneriais, kuriant patikimą tarpusavio priklausomybę.
Yra dvi svarbiausios sritys, kuriose GS1 sistemoje standartizuojama EDI: EANCOM® ir XML
EANCOM® – tai išsamios standartizuotų UN/EDIFACT pranešimų taikymo gairės. Jos apima verslo pranešimus su aiškiais apibrėžimais ir paaiškinimais apie tai, kaip naudoti visus informacinius laukelius. Prekybos partneriams tai leidžia apsikeisti komerciniais dokumentais paprastu, tiksliu ir nebrangiu būdu.
Kad atitiktų įvairius verslo poreikius skirtinguose prekybinių santykių etapuose, pranešimai gali būti įvairių rūšių:
- Pagrindinių duomenų informaciniai pranešimai apibūdinantys svarbius verslo partnerius ir produktus;
- Komercinės operacijos prasideda užsakymais, o baigiasi kreditinio ir debetinio atsiskaitymo pranešimais, logiškai sekančiais po prekybos ciklo;
- Ataskaitų ir planų pranešimai informuoja prekybos partnerį apie prekybos operaciją arba ateičiai numatytas sąlygas, tokiu būdu racionalizuojant tiekimo grandinę;
- Bendraisiais verslo pranešimais vienu arba keliais adresais persiunčiama bendra informacija.
EANCOM® nėra vien tik standartizuotų pranešimų rinkinys. Jis taip pat remiasi GS1
identifikatorių panaudojimu, labiau nei prekybos partnerių tarpusavio susitarimu pasirinktais identifikatoriais.
GS1 identifikatorių panaudojimas natūraliai palengvina darbą tarp prekybos partnerių. Prekių identifikacijai skirta GTIN (visuotinių prekių GS1 numerių) numeracija yra vienintelė tarptautinė universali numeracijos sistema, kuri visoms prekėms ar jų tipams, nepriklausomai nuo jų kilmės ar paskirties, priskiria unikalų ir tikslų identifikacijos numerį. Jo panaudojimas EANCOM® pranešimuose ypatingai svarbus atvirose rinkose. Tokiu būdu kompanijoms nereikia derinti ir kaupti įvairių prekybos partnerių sistemų vidinių kodų.
GLN (pasaulinis lokalizacijos numeriai) leidžia efektyviai perduoti duomenis apie prekybos partnerių fizinę buveinę ir įmonės identifikaciją. Jie gali būti naudojami ir EANCOM® pranešimuose, ir tinkluose, per kuriuos persiunčiami eCom pranešimai į tam skirtą pašto dėžutę, kompiuterį ar programą.
Kad būtų maksimaliai efektyvūs ir naudingi vartotojui, EANCOM® pranešimai yra pritaikyti pilnai išnaudoti susijusius standartus, pavyzdžiui, produkto ir lokalizacijos numeraciją bei brūkšninį kodavimą. Visame pasaulyje populiarėja toks pranešimų siuntimas ir standartų panaudojimas.
EANCOM® pranešimų pagalba įgyvendinamiems duomenų mainams reikalinga speciali prieiga – tam tikras tinklas (VAN). Šie tinklai yra labai patikimi, tačiau gan brangūs ir reikalaujantys specialios priežiūros. Dėl šios priežasties dažnai tik didelės kompanijos leidžia sau investuoti į tokią infrastruktūrą. Mažos ir vidutinės įmonės ir toliau naudoja poperinį, spausdintų dokumentų, nuo klaidų neapsaugotą verslo dokumentų perdavimo būdą. Tačiau sparčiai bevystant internetui, įmonės išreiškia poreikį jį panaudoti verslo dokumentų perdavimui. Atsakas į šį poreikį buvo XML kalba, naudojama automatiniam verslo informacijos perdavimui internetu iš vienos programos į kitą. GS1 sukūrė keletą XML pranešimų standartų. Visuose iš jų naudojami standartiniai GS1 identifikatoriai, tokie kaip GTIN arba GLN.